Zawarcie umowy kupna-sprzedaży wymaga dostarczenia szeregu dokumentów. Oprócz nich notariusz/pośrednik zażąda (każdy we właściwym zakresie) dodatkowych danych od obu stron transakcji, tj.: dowodu osobistego lub paszportu, imion rodziców, danych o stanie cywilnym, nr NIP i adresu zamieszkania. Poniżej wykaz podstawowych dokumentów/danych (katalog otwarty).

Przy sprzedaży nieruchomości niezabudowanej (działki).

• dokument-podstawa jej nabycia: akt notarialny, umowa sprzedaży, postanowienie sądu o nabyciu spadku, umowa darowizny lub inny właściwy,
• odpis z księgi wieczystej,
• mapa zasadnicza działki
• wypis z ewidencji gruntów,
• w przypadku użytkowania wieczystego  -  umowa oddania działki w użytkowanie wieczyste,
• wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
• jeżeli na działce rozpoczęto budowę, dodatkowo będą potrzebne:

1. pozwolenie na budowę,
2. dziennik budowy,
3. projekt budynku,
4. odbiory częściowe robót

• jeżeli jeden ze współmałżonków dokonuje nabycia z/do majątku osobistego – współmałżonek powinien to potwierdzić przed notariuszem,
• pełnomocnictwo do podpisania umowy pośrednictwa w razie nieobecności współwłaścicieli.

Przy sprzedaży nieruchomości zabudowanej budynkiem.

• podstawa nabycia tj. akt notarialny, umowa sprzedaży, postanowienie sądu o nabyciu spadku, umowa darowizny, umowa oddania gruntu w użytkowanie wieczyste lub inny właściwy,
• odpis z księgi wieczystej,
• wypis z ewidencji gruntów i budynków,
• mapa zasadnicza,
• dane dot. budynku jak np. rzuty pomieszczeń, powierzchnia użytkowa, kubatura,
• pełnomocnictwo do podpisania umowy pośrednictwa w razie nieobecności współwłaścicieli,
• jeżeli jeden ze współmałżonków dokonuje nabycia z/do majątku osobistego – współmałżonek powinien to potwierdzić przed notariuszem,
• w przypadku budynku w budowie   -   jak przy sprzedaży działki z rozpoczętą budową.
• świadectwo certyfikacji energetycznej.

Przy sprzedaży obiektu użytkowego i lokalu użytkowego.

• analogicznie jak w przypadku zbycia nieruchomości zabudowanej innym budynkiem (budynkiem w budowie), a jeżeli właścicielem jest spółka z o.o, to dodatkowo:

1. odpis z KRS,
2. uchwała zgromadzenia wspólników o zbyciu nieruchomości.

Przy sprzedaży nieruchomości lokalowej (lokal mieszkalny)

• akt notarialny nabycia lub inna podstawa tj. postanowienie sądu o nabyciu spadku, umowa darowizny, umowa w formie aktu notarialnego ustanawiająca odrębną własność lokalu, inna właściwa,
• odpis z księgi wieczystej,
• w przypadku braku aktu notarialnego   -   nr księgi wieczystej całej nieruchomości tj. działki oraz części wspólnych budynku,
• rzut lokalu (może być odręczny),
• pełnomocnictwo do podpisania umowy pośrednictwa w razie nieobecności współwłaścicieli,
• jeżeli jeden ze współmałżonków dokonuje nabycia z/do majątku osobistego – współmałżonek powinien to potwierdzić przed notariuszem,
• świadectwo certyfikacji energetycznej lokalu.

Przy sprzedaży spółdzielczego, własnościowego prawa do lokalu lub domu.

• przydział ze spółdzielni lub akt notarialny nabycia,
• inne dokumenty będące podstawą nabycia – postanowienie sądu o nabyciu spadku, umowa darowizny,
• oświadczenie sprzedającego o księdze wieczystej (urządzona lub nie),
• rzut lokalu,
• pełnomocnictwo do podpisania umowy pośrednictwa w razie nieobecności współwłaścicieli,
• jeżeli jeden ze współmałżonków dokonuje nabycia z/do majątku osobistego – współmałżonek powinien to potwierdzić przed notariuszem.