Poniżej zamieszczam ramowy przebieg (katalog otwarty) procedur i czynności, zazwyczaj podejmowanych, dla zawarcia umowy pośrednictwa i jej wykonania, w firmie „NIERUCHOMOŚCI SCALA – Tadeusz Krzewski”. W praktyce poszczególne etapy mogą się różnić od ramowych, w zależności od ustalonych z Zamawiającym czynności oraz od rodzaju zawartej umowy pośrednictwa (tzw. otwarta lub wielokrotnego oferowania  -  na „wyłączność”).

Integralnym składnikiem każdej zawartej umowy pośrednictwa są następujące załączniki:

• karta opisowa nieruchomości (załącznik nr 1),
• wynegocjowany wykaz czynności pośrednictwa (załącznik nr 2).

ETAPY  ZAWARCIA  I  WYKONANIA  UMOWY  POŚREDNICTWA.

Etap I   -   wstępny.

1. Przyjęcie   –   na życzenie Zamawiającego   -   zlecenia na określenie ceny ofertowej nieruchomości (nie jest to wycena rzeczoznawcy, a jedynie jej wiarygodna „cena wywoławcza” określona przez pośrednika).
2. Przekazanie Zamawiającemu usługę pośrednictwa informacji, jakie dokumenty związane z nieruchomością będą konieczne do zawarcia danego rodzaju umowy pośrednictwa.
3. Pozyskanie dokumentów jw. od Zamawiającego.
4. Pozyskanie dokumentów (koniecznych dla zawarcia umowy pośrednictwa) przez pośrednika   -   w przypadku kiedy Zamawiający tak zdecyduje.
5. Dostarczenie stronie umowy karty opisowej nieruchomości   -     do wypełnienia.
6. Przekazanie projektu umowy pośrednictwa dla danego rodzaju transakcji.
7. Dokonanie przez pośrednika oględzin nieruchomości, w stosunku do której ma być zawarta umowa o pośrednictwo.
8. Wykonanie sesji fotograficznej na nieruchomości, konsultacje z Zamawiającym.
9. Analiza danych z oględzin oraz danych rynkowych, a w rezultacie   -   określenie ceny ofertowej nieruchomości.
10. Przekazanie przez pośrednika określonej przez niego ceny ofertowej nieruchomości Zamawiającemu   -   do akceptacji.
11. Przyjęcie do oferty ceny ofertowej w innej wysokości, np. podanej przez Zamawiającego lub wynikającej z wyceny dokonanej przez innego rzeczoznawcę majątkowego   -   w przypadku zaakceptowania jej poziomu przez pośrednika i właściciela nieruchomości.

Etap II   -   przygotowanie umowy i oferty.

1. Dokonanie przez pośrednika analizy prawnej oraz merytorycznej dokumentów dostarczonych przez Zamawiającego / pozyskanych przez pośrednika.
2. Negocjacje / ustalenie zapisów umownych z Zamawiającym usługę.
3. Wygenerowanie treści i dokumentu umowy.
4. Zawarcie umowy pośrednictwa pomiędzy Zamawiającym i Pośrednikiem.
5. Przekazanie stronie umowy sugestii dot. sposobu uregulowania stanu formalnoprawnego nieruchomości (jeżeli zajdzie taka potrzeba).
6. Wybór, opracowanie i opisanie fotografii wykonanych podczas oględzin nieruchomości.
7. Porównanie karty opisowej nieruchomości wypełnionej przez Zamawiającego z danymi uzyskanymi podczas oględzin nieruchomości   -   ewentualne uzupełnienie karty.
8. Sporządzenie opisu nieruchomości w formie oferty oraz poddanie jej autoryzacji przez właściciela nieruchomości.

Etap III   -  promowanie oferty.

1. Wprowadzenie oferty do programu komputerowego i jej eksport do biur nieruchomości współpracujących z firmą.
2. Skrupulatne sprawdzenie zapisów każdego z działów Księgi Wieczystej nieruchomości.
3. Wprowadzenie oferty na stronę internetową www.scala.nieruchomosci.pl.
4. Specjalne wyróżnienie oferty na stronie www.scala.nieruchomosci.pl poprzez umieszczenie jej w miejscu dotyczącym „Ofert polecanych”.
5. Bezpłatny eksport oferty do ogólnopolskich, skutecznych portali internetowych.
6. Przekazanie i umieszczenie informacji o nieruchomości pozostałym, współpracującym z „NIERUCHOMOŚCI SCALA – Tadeusz Krzewski” pośrednikom i biurom, na zasadzie wzajemnej wymiany ofert (w systemie MLS, regionalnym MLS oraz poza MLS   -   w zależności od rodzaju podpisanej umowy o pośrednictwo).
7. Opracowanie treści oferty do prasy lokalnej i krajowej.
8. Promocja oferty w prasie regionalnej oraz ogólnopolskiej wg uznania firmy i zgodnie z jej specyfiką  -  w uzgodnieniu z Zamawiającym usługę.
9. Umieszczenie na nieruchomości baneru zapewniającego „widoczność oferty z ulicy”.
10. Przekazanie informacji o ofercie klientom poszukującym, z którymi firma ma zawarte umowy pośrednictwa lub pozostaje jeszcze na etapie nawiązywania współpracy.
11. Przekazanie informacji o ofercie korespondentom internetowym firmy Nieruchomości Scala.
12. Propagowanie oferty wśród Klientów firmy oraz kierowanie na nieruchomość wszystkich potencjalnych nabywców.
13. Prezentacja nieruchomości Klientom na życzenie lub za zgodą Zamawiającego usługę pośrednictwa.
14. Sukcesywne dokumentowanie całego procesu marketingu.  

Etap IV   -   finalizacja umowy i transakcji.  

1. Przekazywanie Zamawiającemu wszelkich oświadczeń woli nabycia wystawionej nieruchomości, na podstawie otrzymanych zgłoszeń d potencjalnych nabywców.
2. Zablokowanie promocji oferty (w przypadku zgody Zamawiającego usługę na warunki Nabywcy), np. poprzez umieszczenie na niej adnotacji „oferta zablokowana” lub „oferta wstrzymana”.
3. Na życzenie Zamawiającego   -   negocjacje cenowe z ewentualnymi nabywcami.
4. W uzgodnieniu z Zamawiającym negocjowanie wszystkich pozostałych warunków nabycia nieruchomości.
5. Pomoc (na życzenie stron/y) w wygenerowaniu protokołu uzgodnień pomiędzy stronami transakcji.
6. Asysta pośrednika w chwili podpisywania protokołu uzgodnień pomiędzy stronami przyszłej transakcji.
7. Ewentualna pomoc kupującemu w pozyskaniu kredytu na korzystnych warunkach.
8. Na życzenie stron   -   ponowna informacja o wysokości i kalkulacji opłat towarzyszących transakcji.
9. Oferowanie stronom transakcji pomocy i asysty podczas spisywania umowy przedwstępnej (w formie aktu notarialnego bądź bez takiej formy)   -   wskazanie na konsekwencje prawne zawarcia tej umowy w określony sposób.
10. Ponowne sprawdzenie stanu prawnego Księgi Wieczystej (stan formalnoprawny nieruchomości).
11. Wyjaśnienie kwestii meldunków na nieruchomości.
12. Wyjaśnienie kwestii ewentualnego zadłużenia nieruchomości z tyt. dostaw mediów.
13. Umówienie terminu umowy przenoszącej własność (ostateczna) w formie aktu notarialnego.
14. Dostarczenie kompletu dokumentów do umówionej kancelarii notarialnej.
15. Asysta pośrednika podczas podpisywania aktu notarialnego (umowy nabycia) u notariusza.
16. Przygotowanie (na życzenie stron) protokołu przekazania nieruchomości.
17. Asysta pośrednika podczas podpisywania protokołu przekazania nieruchomości.
18. Usunięcie nieaktualnej już oferty ze wszystkich pól eksploatacji i promocji.
19. Administracyjne zamknięcie umowy pośrednictwa: przekazanie faktury Zamawiającemu, zdokumentowanie ostatnich czynności, archiwizacja dokumentów.