Procedura
Poniżej zamieszczam ramowy przebieg (katalog otwarty) procedur i czynności, zazwyczaj podejmowanych, dla zawarcia umowy pośrednictwa i jej wykonania, w firmie „NIERUCHOMOŚCI SCALA – Tadeusz Krzewski”. W praktyce poszczególne etapy mogą się różnić od ramowych, w zależności od ustalonych z Zamawiającym czynności oraz od rodzaju zawartej umowy pośrednictwa (tzw. otwarta lub wielokrotnego oferowania - na „wyłączność”).
Integralnym składnikiem każdej zawartej umowy pośrednictwa są następujące załączniki:
- karta opisowa nieruchomości (załącznik nr 1),
- wynegocjowany wykaz czynności pośrednictwa (załącznik nr 2).
ETAPY ZAWARCIA I WYKONANIA UMOWY POŚREDNICTWA.
Etap I - wstępny.
- Przyjęcie – na życzenie Zamawiającego - zlecenia na określenie ceny ofertowej nieruchomości (nie jest to wycena rzeczoznawcy, a jedynie jej wiarygodna „cena wywoławcza” określona przez pośrednika).
- Przekazanie Zamawiającemu usługę pośrednictwa informacji, jakie dokumenty związane z nieruchomością będą konieczne do zawarcia danego rodzaju umowy pośrednictwa.
- Pozyskanie dokumentów jw. od Zamawiającego.
- Pozyskanie dokumentów (koniecznych dla zawarcia umowy pośrednictwa) przez pośrednika - w przypadku kiedy Zamawiający tak zdecyduje.
- Dostarczenie stronie umowy karty opisowej nieruchomości - do wypełnienia.
- Przekazanie projektu umowy pośrednictwa dla danego rodzaju transakcji.
- Dokonanie przez pośrednika oględzin nieruchomości, w stosunku do której ma być zawarta umowa o pośrednictwo.
- Wykonanie sesji fotograficznej na nieruchomości, konsultacje z Zamawiającym.
- Analiza danych z oględzin oraz danych rynkowych, a w rezultacie - określenie ceny ofertowej nieruchomości.
- Przekazanie przez pośrednika określonej przez niego ceny ofertowej nieruchomości Zamawiającemu - do akceptacji.
- Przyjęcie do oferty ceny ofertowej w innej wysokości, np. podanej przez Zamawiającego lub wynikającej z wyceny dokonanej przez innego rzeczoznawcę majątkowego - w przypadku zaakceptowania jej poziomu przez pośrednika i właściciela nieruchomości.
Etap II - przygotowanie umowy i oferty.
- Dokonanie przez pośrednika analizy prawnej oraz merytorycznej dokumentów dostarczonych przez Zamawiającego / pozyskanych przez pośrednika.
- Negocjacje / ustalenie zapisów umownych z Zamawiającym usługę.
- Wygenerowanie treści i dokumentu umowy.
- Zawarcie umowy pośrednictwa pomiędzy Zamawiającym i Pośrednikiem.
- Przekazanie stronie umowy sugestii dot. sposobu uregulowania stanu formalnoprawnego nieruchomości (jeżeli zajdzie taka potrzeba).
- Wybór, opracowanie i opisanie fotografii wykonanych podczas oględzin nieruchomości.
- Porównanie karty opisowej nieruchomości wypełnionej przez Zamawiającego z danymi uzyskanymi podczas oględzin nieruchomości - ewentualne uzupełnienie karty.
- Sporządzenie opisu nieruchomości w formie oferty oraz poddanie jej autoryzacji przez właściciela nieruchomości.
Etap III - promowanie oferty.
- Wprowadzenie oferty do programu komputerowego i jej eksport do biur nieruchomości współpracujących z firmą.
- Skrupulatne sprawdzenie zapisów każdego z działów Księgi Wieczystej nieruchomości.
- Wprowadzenie oferty na stronę internetową www.scala.nieruchomosci.pl.
- Specjalne wyróżnienie oferty na stronie www.scala.nieruchomosci.pl poprzez umieszczenie jej w miejscu dotyczącym „Ofert polecanych”.
- Bezpłatny eksport oferty do ogólnopolskich, skutecznych portali internetowych.
- Przekazanie i umieszczenie informacji o nieruchomości pozostałym, współpracującym z „NIERUCHOMOŚCI SCALA – Tadeusz Krzewski” pośrednikom i biurom, na zasadzie wzajemnej wymiany ofert (w systemie MLS, regionalnym MLS oraz poza MLS - w zależności od rodzaju podpisanej umowy o pośrednictwo).
- Opracowanie treści oferty do prasy lokalnej i krajowej.
- Promocja oferty w prasie regionalnej oraz ogólnopolskiej wg uznania firmy i zgodnie z jej specyfiką - w uzgodnieniu z Zamawiającym usługę.
- Umieszczenie na nieruchomości baneru zapewniającego „widoczność oferty z ulicy”.
- Przekazanie informacji o ofercie klientom poszukującym, z którymi firma ma zawarte umowy pośrednictwa lub pozostaje jeszcze na etapie nawiązywania współpracy.
- Przekazanie informacji o ofercie korespondentom internetowym firmy Nieruchomości Scala.
- Propagowanie oferty wśród Klientów firmy oraz kierowanie na nieruchomość wszystkich potencjalnych nabywców.
- Prezentacja nieruchomości Klientom na życzenie lub za zgodą Zamawiającego usługę pośrednictwa.
- Sukcesywne dokumentowanie całego procesu marketingu.
Etap IV - finalizacja umowy i transakcji.
- Przekazywanie Zamawiającemu wszelkich oświadczeń woli nabycia wystawionej nieruchomości, na podstawie otrzymanych zgłoszeń d potencjalnych nabywców.
- Zablokowanie promocji oferty (w przypadku zgody Zamawiającego usługę na warunki Nabywcy), np. poprzez umieszczenie na niej adnotacji „oferta zablokowana” lub „oferta wstrzymana”.
- Na życzenie Zamawiającego - negocjacje cenowe z ewentualnymi nabywcami.
- W uzgodnieniu z Zamawiającym negocjowanie wszystkich pozostałych warunków nabycia nieruchomości.
- Pomoc (na życzenie stron/y) w wygenerowaniu protokołu uzgodnień pomiędzy stronami transakcji.
- Asysta pośrednika w chwili podpisywania protokołu uzgodnień pomiędzy stronami przyszłej transakcji.
- Ewentualna pomoc kupującemu w pozyskaniu kredytu na korzystnych warunkach.
- Na życzenie stron - ponowna informacja o wysokości i kalkulacji opłat towarzyszących transakcji.
- Oferowanie stronom transakcji pomocy i asysty podczas spisywania umowy przedwstępnej (w formie aktu notarialnego bądź bez takiej formy) - wskazanie na konsekwencje prawne zawarcia tej umowy w określony sposób.
- Ponowne sprawdzenie stanu prawnego Księgi Wieczystej (stan formalnoprawny nieruchomości).
- Wyjaśnienie kwestii meldunków na nieruchomości.
- Wyjaśnienie kwestii ewentualnego zadłużenia nieruchomości z tyt. dostaw mediów.
- Umówienie terminu umowy przenoszącej własność (ostateczna) w formie aktu notarialnego.
- Dostarczenie kompletu dokumentów do umówionej kancelarii notarialnej.
- Asysta pośrednika podczas podpisywania aktu notarialnego (umowy nabycia) u notariusza.
- Przygotowanie (na życzenie stron) protokołu przekazania nieruchomości.
- Asysta pośrednika podczas podpisywania protokołu przekazania nieruchomości.
- Usunięcie nieaktualnej już oferty ze wszystkich pól eksploatacji i promocji.
- Administracyjne zamknięcie umowy pośrednictwa: przekazanie faktury Zamawiającemu, zdokumentowanie ostatnich czynności, archiwizacja dokumentów.